印信為機關權力之象徵，監印人員必須妥善保管，不得有遺失、濫用情形。使用印信，手工印章為使文件發生法律效力的程序，務須謹慎為之，亦即每蓋一個印信，都需有一份對應資料，以供查考。再者，部分文件如，任免令、聘書、獎狀、證明書、執照、匾額及感謝狀等，收受者常懸掛牆上，以供他人觀賞與察看，監印人員須將該等文件視為藝術品，不僅要用印正確、位置適宜、印色清楚勻稱，以提升文件品質，維護機關、學校之形象。手工印章不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具蓋用印信申請表，其格式由機關自訂，陳奉核定後，始予蓋用印信。以上章戳字體，配合現行公文由左至右橫行格式，採陽文正楷、宋體、隸書或篆字。各機關、學校及事業機構，對於印信管理事項，手工印章應指定專人辦理。用印及簽署，監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用，各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印信。